Política de reembolso de Forma Event
Política de reembolso de Forma Event
Declaración de la política
Forma ofrece conferencias en dos formatos —presenciales y radicalmente híbridas— y las condiciones de reembolso difieren entre ambos debido a que las estructuras de costes subyacentes son distintas. Esta política se aplica a ambos formatos. Cuando las condiciones son idénticas, se indican una sola vez. Cuando difieren, las variables de cada formato se especifican claramente una al lado de la otra.
Las conferencias presenciales implican compromisos económicos sustanciales y no reembolsables que se asumen por adelantado —sede, catering, bloques de habitaciones de hotel, apoyo audiovisual, interpretación y material—; todo ello contratado en función de la asistencia prevista. Dado que estos costes se incurren mucho antes de que comience la conferencia, las cuotas de inscripción son parcial o totalmente no reembolsables, dependiendo de la antelación con la que se solicite la cancelación respecto al evento.
Las conferencias híbridas combinan una programación en línea impartida a través de Zoom con encuentros regionales presenciales organizados de forma independiente. Dado que los costes por participante de Forma para la programación en línea son significativamente inferiores a los de una conferencia presencial en una única sede, los reembolsos de la inscripción en línea se ofrecen según un calendario más generoso.
Sabemos que los motivos de las cancelaciones rara vez son sencillos, y tratamos cada solicitud con cuidado. Esta política establece unas expectativas claras, al tiempo que deja margen para el criterio pastoral en circunstancias extraordinarias.
Justificación
Forma es una red autofinanciada, y nuestras conferencias se financian íntegramente con los ingresos procedentes de las inscripciones. El calendario de reembolsos de cada formato refleja la estructura de los costes en los que incurre Forma para organizar dicho formato:
- Conferencias presenciales: Cuando te inscribes, asumimos compromisos vinculantes y no reembolsables con los recintos, los servicios de catering y los proveedores en función de tu asistencia. Por eso, las cancelaciones —incluso por motivos justificados— no siempre pueden ser reembolsadas.
- Conferencias híbridas: La mayor parte de nuestros costes —licencias de Zoom, interpretación simultánea, honorarios de los moderadores, honorarios de los responsables de los talleres y materiales del programa— son en gran medida fijos, en lugar de por participante. Esto nos permite ofrecer opciones de reembolso más flexibles para las inscripciones en línea, al tiempo que protegemos la sostenibilidad financiera de la organización.
Resumen de las diferencias entre formatos
La siguiente tabla resume las variables que difieren entre los dos formatos. Las condiciones detalladas aparecen en las secciones siguientes.
Variable | Formato presencial | Formato híbrido |
Se abre el plazo para solicitar la devolución | Más de 60 días de antelación (reembolso máximo del 75 %) | Más de 30 días de antelación (reembolso del 100 %) |
Finaliza el plazo para solicitar el reembolso | 14 días antes del evento | 48 horas antes del evento |
Reembolso máximo posible | El 75 % de la cuota de inscripción | El 100 % de la cuota de inscripción |
Plazo de tramitación de la transferencia de matrícula | Al menos 72 horas antes del evento | Al menos 24 horas antes del evento |
Cuotas de participación en los encuentros regionales | No aplicable | Lo regula la organización anfitriona, no Forma |
Condiciones de reembolso
El derecho a reembolso depende del formato de la conferencia y de la antelación con la que Forma reciba una solicitud de cancelación por escrito antes de la fecha de inicio de la conferencia.
Formato presencial | Formato presencial | Formato híbrido |
60+ Días | 75% reembolso | 100% refund (full refund) |
30–59 Días | 50% reembolso | 100% reembolso |
15–29 Días | 25% reembolso | 75% reembolso |
7–14 Días | No se admiten devoluciones | 50% reembolso |
48 Horas – 6 Días | No se admiten devoluciones | 25% reembolso |
Menos de 48 horas | No se admiten devoluciones | No se admiten devoluciones |
Los reembolsos se calculan únicamente sobre la cuota de inscripción básica. Los elementos adquiridos por separado —talleres previos a la conferencia, paquetes de expositores y complementos similares— pueden tener sus propios plazos, que se especificarán en el momento de la compra. En el caso de las conferencias híbridas, este plazo se aplica únicamente a la inscripción en línea; las cuotas de las reuniones presenciales regionales las regula la organización anfitriona (véase más abajo).
Transferencias de inscripciones
En cualquier momento antes del inicio de la conferencia, los inscritos podrán transferir su inscripción a otra persona sin coste alguno.
Requisitos de notificación específicos para cada formato:
- Formato presencial: Las transferencias deben solicitarse al menos 72 horas antes de la fecha de inicio de la conferencia para que se puedan actualizar los materiales, las tarjetas de identificación y el número de comidas.
- Formato híbrido: Las transferencias deben solicitarse al menos 72 horas antes de la fecha de inicio de la conferencia para que se pueda coordinar el acceso en línea.
Cancelaciones por motivos meteorológicos, de viaje o circunstancias personales
No se realizarán reembolsos fuera de los plazos indicados anteriormente en caso de cancelaciones debidas a condiciones meteorológicas, interrupciones en el transporte, emergencias personales, enfermedad u otras circunstancias ajenas al control de Forma. Se recomienda a los asistentes a las conferencias presenciales que contraten un seguro de viaje si les preocupa una posible cancelación.
Nota sobre el formato híbrido: dado que la conferencia se celebra en línea y muchas sesiones se graban para que los inscritos puedan acceder a ellas posteriormente, por lo general podemos adaptarnos a las circunstancias de los inscritos que experimenten cambios. Cuando las grabaciones estén disponibles, los inscritos conservarán el acceso independientemente de si han asistido en directo. Por este motivo, animamos a los inscritos en el formato híbrido que no puedan asistir en directo a que utilicen los materiales grabados o soliciten una transferencia en lugar de cancelar directamente su inscripción.
Encuentros regionales presenciales (solo en formato híbrido)
Esta sección se aplica únicamente a las conferencias híbridas.
Los encuentros regionales presenciales son organizados de forma independiente por los anfitriones locales. Las cuotas de inscripción para estos encuentros se abonan directamente a la organización anfitriona y se rigen por la política de reembolso de dicha organización. Si tienes alguna pregunta sobre los reembolsos de los encuentros presenciales, ponte en contacto directamente con el anfitrión del encuentro. Forma no se hace responsable de las decisiones de reembolso tomadas por los anfitriones regionales.
Si Forma cancela la conferencia
En el improbable caso de que Forma cancele una conferencia en su totalidad —debido a un desastre natural, fuerza mayor o un número insuficiente de inscripciones—, todos los inscritos recibirán un reembolso completo.
- Formato presencial: Forma no se hace responsable del reembolso de los gastos de viaje, alojamiento u otros gastos en los que hayan incurrido los inscritos.
- Formato híbrido: El reembolso íntegro se aplica únicamente a las cuotas de inscripción en línea. Los inscritos que hayan realizado su inscripción para encuentros regionales presenciales deben ponerse en contacto con el organizador de su encuentro para consultar las cuotas correspondientes.
Excepciones por motivos pastorales
En circunstancias extraordinarias que impliquen dificultades significativas, se podrán considerar excepciones a esta política, analizando cada caso individualmente, para cualquiera de los dos formatos. Las solicitudes deben enviarse por escrito a [email protected] y serán revisadas por la dirección de Forma en un plazo de diez días laborables. Abordamos estas solicitudes con el espíritu de solidaridad que anima a nuestra comunidad.
Cómo solicitar un reembolso o una transferencia
Todas las solicitudes de reembolso y transferencia deben enviarse por escrito a [email protected] e incluir:
- El nombre de la persona inscrita
- La dirección de correo electrónico de la persona inscrita
- El año de la conferencia
- La naturaleza de la solicitud (reembolso o transferencia)
- En caso de transferencia, el nombre completo y la dirección de correo electrónico del nuevo inscrito
- Las solicitudes se revisan por orden de recepción.
En el caso de las conferencias híbridas, las solicitudes relativas a las cuotas de los encuentros regionales presenciales deben dirigirse al organizador del encuentro, no a Forma.